Nederland is snel aan het versoepelen. Langzaam keren we weer terug naar kantoor. Thuiswerken heeft werknemers een mate van autonomie en flexibiliteit gegeven die het concept van ‘de werkplek’ blijvend heeft veranderd. Hybride werken lijkt de heilige graal, maar hoe brengen we dat in praktijk? En hoe kun je als werkgever je medewerkers het beste motiveren om een aantal dagen per week op kantoor te werken? Theo Wakkermans, Head of CTO Fujitsu Nederland geeft tips en tricks.

Het allerbelangrijkste is om als werkgever de regie te blijven voeren. Hybride werken heeft de toekomst maar moet voor zowel werkgever als werknemer aantrekkelijk zijn. Zo zijn er werkgevers die medewerkers willen verplichten om weer als vanouds fulltime op kantoor te werken. Een  slecht idee als je het Wakkermans vraagt: “Het is onrealistisch om van je medewerkers te verlangen dat ze weer vijf dagen in de week naar kantoor komen om rapporten te schrijven als zij dat thuis veel efficiënter en beter kunnen. Laat het afhangen van de medewerkers en het type werk dat zij op bepaalde momenten moeten doen. Daar staat tegenover dat sommige mensen het liefst vijf dagen in de week thuis willen werken maar ook dat heeft niet de voorkeur. Voor het groepsgevoel en de innovativiteit en creativiteit is het belangrijk dat mensen af en toe naar kantoor komen om samen te werken. Sinds de pandemie richten wij ons erg op Cultural Change, een van de pijlers binnen Fujitsu’s visie genaamd Work Life Shift. Hierbij houden we rekening met de behoeften van de medewerkers maar stellen we ook duidelijke spelregels op. Door af te spreken dat mensen minimaal één of twee keer per week op kantoor zijn maar vervolgens de medewerkers vrij te laten in hun keuze op welke dagen ze dit doen, creëer je een win-win situatie. Mensen houden zeggenschap over hun eigen tijd en de manier waarop ze hun werk indelen en tegelijkertijd krijgen ze energie van het samenkomen op kantoor en gaat de creativiteit stromen.”

Het kantoor als samenwerkplek

De ene medewerker vindt twee dagen per week op kantoor prima terwijl de ander het liefst alleen op vrijdag thuiswerkt. Waar de een alleen collega’s van het eigen team wil zien, zoekt de ander juist gezelschap van mensen uit andere teams. Wakkermans: “Het is belangrijk om te weten waar welke behoeftes liggen. Zo kunnen we optimaal gebruik maken van de werkplekken. Veel kantoren hebben tijdens de pandemie de kantoorruimtes verkleind of anders ingericht waardoor er geen plek meer is voor alle medewerkers tegelijk. Het is juist een leuke puzzel om verschillende mensen uit verschillende teams bij elkaar te zetten, dat leidt vaak tot nieuwe inzichten en oplossingen. Bij Fujitsu geldt dit ook, we openen een nieuw pand dat we niet meer het kantoor maar ons  clubhuis noemen. Ons clubhuis is ontworpen om echt samen te werken met veel projectruimtes, vergaderruimtes met videoconferencing faciliteiten, digitale whiteboards, koffiecorners en zelfs een bar. Wat je daar bespreekt met collega’s werk je de volgende dag in alle rust thuis uit. We zien nu al dat dit veel efficiënter is en medewerkers dit als prettig ervaren.”

Voorkom sociale isolatie met apps

Een goede reden om medewerkers niet zelf de keuze te geven om thuis of op kantoor te werken is het risico op sociale en professionele isolatie. Voor net startende collega’s of collega’s die anders thuis geïsoleerd zitten is het heel belangrijk om naar kantoor te gaan. Wakkermans: “Vooral de medewerkers die aan een nieuwe baan beginnen hebben moeite met thuiszitten. Zij moeten de werkroutine nog onder de knie krijgen en hun collega’s leren kennen. Ze hebben er baat bij als andere collega’s ook naar kantoor komen, zodat ze van hen kunnen leren. Daarnaast denk ik ook aan de medewerkers die niet uit Nederland komen en ver van hun eigen vrienden en familie zijn. Speciaal hiervoor maken we sinds corona gebruik van de BuddyConnect App. Op deze manier worden medewerkers onderling op een informele manier uitgedaagd om met elkaar in gesprek te blijven. We willen graag dat medewerkers ook op persoonlijk vlak weten hoe het met elkaar gaat en daarmee voorkomen dat ze alleen over werk praten wanneer ze elkaar spreken.”

Gebruik de lunchtijd om te lunchen

Een van de moeilijkheden van hybride werken is het wantrouwen van kantoorwerkers tegenover thuiswerkers. Er wordt weleens gedacht dat thuiswerkers tijdens meetings sneller andere dingen doen. Om dit te voorkomen is het van belang vergaderingen voor iedereen behapbaar en boeiend te houden. Wakkermans: “Soms zijn er dagen die vol gepland staan met meetings zonder pauzes. Dan kan ik me voorstellen dat de focus niet altijd even goed is. Daarom duren onze meetings van bijvoorbeeld een uur nu nog maar 45 minuten. Op deze manier kunnen medewerkers zich voorbereiden op een volgende meeting en alle informatie laten bezinken. Daarnaast merk ik ook dat medewerkers door drukte nog wel eens hun lunch overslaan. De regel om tussen twaalf en een uur geen meeting in te plannen zorgt voor rust. Ik geef mijn medewerkers de mogelijkheid om meetings op deze tijdstippen te weigeren wanneer er onverhoopt toch een wordt ingepland.”

Van welzijnscheck tot wandelafspraak

Naast rust is ook de gezondheid van medewerkers goed voor de productiviteit, ongeacht de werkplek. Tijdens corona hebben we ook een aantal challenges opgestart om medewerkers samen actief en in beweging te krijgen. Wakkermans: “Zo hebben wij bijvoorbeeld een Gaming evening gehouden. Dat komt wellicht wat speels over, maar het helpt echt om mensen onderling in contact  te krijgen. Daarnaast is het ook gewoon heel gezellig om met elkaar een uitdaging aan te gaan, de competitiviteit en wederom het groepsgevoel komt dan sterk naar boven. Medewerkers op kantoor wandelen tijdens de lunch vaak een rondje met elkaar maar bij thuiswerkers schiet dit er nog wel eens bij in. Daarom praten wij met medewerkers hoe zij lang thuiswerken achter hun laptop ervaren en hoe ze het zo lang al volhouden. Niet om hen te controleren, maar om hen te stimuleren  om af en toe je zolderkamer achter je te laten en te bewegen als ze al meerdere uren achter elkaar aan het werk zijn. Voor managers werkt het ook goed als medewerkers ook af en toe een korte survey invullen, op die manier heb je veel sneller in de gaten hoe het met je mensen gaat en kan je daar op inspelen. Bespreek de antwoorden niet via de zoveelste Zoom of Teams meeting maar bijvoorbeeld tijdens een één op één wandelafspraak. Juist als er moeilijke of persoonlijke dingen besproken moeten worden, is het vaak een verademing om dat tijdens een wandeling te doen.”