Een verandering van de kantooromgeving zodat de kloof tussen werknemersbehoeften en bedrijfsdoelen wordt overbrugd

Toen bedrijven eerder deze zomer plannen maakten voor de terugkeer naar kantoor, leek het er aanvankelijk op dat de internationale financiële en bankensector volledig terugging naar de oude manier van werken. Barclay’s chief executive Jes Staley wilde bijvoorbeeld begin april nog een volledige terugkeer naar haar vestigingen in Londen en New York bewerkstelligen. Ondanks deze oproep om weer fulltime op kantoor te werken, introduceerden organisaties als HSBC juist een hybride werkvorm met de ambitie om daarbij hun bestaande kantoorruimte met veertig procent in te krimpen. Deutsche Bank volgde al snel en kondigde een eigen plan voor hybride werken aan, waarbij medewerkers drie dagen thuis werken en twee dagen op kantoor.

Het is duidelijk dat de financiële sector de risico’s van ‘one size fits all’ begrijpt, aangezien veel werknemers de flexibiliteit willen behouden die zij tijdens de pandemie hebben opgebouwd. Hoewel het personeelsbestand is veranderd, zijn kantoren nog steeds ingericht op de oude manier van werken. De nieuwe manier van werken heeft een nieuw paradigma gecreëerd en bedrijven in de financiële sector moeten bijblijven om aan de verwachtingen van hun werknemers te voldoen.

Kantoorverjonging

Iedereen die sinds het begin van de pandemie alweer op kantoor is geweest, heeft waarschijnlijk de oorverdovende stilte ervaren van de rijen lege bureaus en lege belhokjes. Velen kunnen zich de collegiale strijd om de felbegeerde vergaderzalen of meetings waarbij collega’s zich met zijn allen rondom één laptop scharen, vast nog goed herinneren.

Dankzij thuiswerken hebben veel werknemers doorgekregen dat ze bepaalde werkzaamheden thuis veel efficiënter uitvoeren dan op kantoor. Tegelijkertijd daalde de kwaliteit van (interne) communicatie drastisch, met als gevolg dat veel meetings beneden verwachting verliepen. Door hybride werken zullen niet meer alle werkplekken worden bezet. De verwachting is zelfs dat de vergaderruimte de meest gebruikte ruimte zal worden wanneer medewerkers terugkeren naar kantoor. Daarom is de wens groot om de kwaliteit van de vergaderingen te verbeteren. Werknemers zien het kantoor niet langer als een plek om alleen maar te werken, maar eerder als een omgeving waarin samenwerking de boventoon zal voeren.

De mogelijkheid om de kantoorruimte anders in te delen, komt misschien als een systeemschok voor een sector die al lang gewend is aan de traditionele hokjesindeling. Maar aangezien werknemers in de toekomst meer behoefte hebben aan ruimtes waarin ze elkaar ontmoeten en samenwerken, zullen vergaderzalen functionele must-haves worden. Momenteel reist de helft van de werknemers naar kantoor zodat ze meetings niet meer aan de keukentafel maar in een professionelere omgeving kunnen bijwonen. Het verlangen naar efficiënte vergaderingen zal daarom de echte drijfveer zijn voor een terugkeer naar kantoor. Hiervoor moeten vergaderzalen worden klaargemaakt.

Hybride technologie

Niet alleen de indeling van het kantoor moet veranderen om ervoor te zorgen dat het een hybride werkomgeving wordt. Ook de manier van samenwerken moet anders. Bedrijven hebben nu een unieke kans om te evalueren of ze verouderde en inefficiënte samenwerkingstechnologieën moeten vervangen of upgraden.

Net als in veel andere sectoren hebben werknemers in de financiële sector de laptop omarmd als het belangrijkste apparaat om (samen) te werken en te vergaderen, waardoor de voorkeur voor Bring Your Own Meeting-oplossingen (BYOM) sterk is toegenomen. Uit internationaal onderzoek van Barco blijkt dat maar liefst 77 procent van de werknemers zich zijn of haar baan niet zou kunnen voorstellen zonder laptop en het liefst met slechts een simpele klik hun scherm en inhoud deelt. Nu vergaderingen voornamelijk via laptops plaatsvinden, moeten bedrijven investeren in oplossingen die deze naadloze verbindingen tussen medewerkers voortzetten in de kantooromgeving. Dankzij technische oplossingen zoals ClickShare kunnen werknemers met elkaar in contact komen en samenwerken, ongeacht welk vergaderplatform (bijvoorbeeld Webex van Cisco, Zoom of Microsoft Teams) ze gebruiken. Dit leidt tot een naadloze thuiswerkervaring op kantoor, waarbij de laptop centraal staat.

De terugkeer naar kantoor zal waarschijnlijk niet onmiddellijk gebeuren. Ondanks oproepen uit de financiële en bankensector om snel terug te keren, zullen veel werknemers periodiek of permanent thuis blijven werken, waardoor bedrijven vergaderruimtes moeten uitrusten voor hybride vergaderingen. Een totaaloplossing van ClickShare samen met audiovisuele apparatuur kan worden toegepast om samenwerking gemakkelijker te maken zodat vergaderingen gestroomlijnd verlopen.

Overal veilig

Beveiliging is in elke sector cruciaal, maar gezien de vertrouwelijke en gevoelige aard van de werkzaamheden in de financiële sector is veiligheid van cruciaal belang. In het begin van de pandemie zijn meerdere vergaderplatforms gekaapt of gehackt. Omdat vergaderingen voortaan op een hybride manier worden georganiseerd, is het belangrijk dat alle toekomstige technologie waarin wordt geïnvesteerd, veilig is. Vooral wanneer de laptop van de gebruiker wordt aangesloten op apparatuur in een vergaderzaal, moet goed op de veiligheid worden gelet.

Een andere belangrijke verantwoordelijkheid ligt bij de onderneming zelf. Het is van het grootste belang dat werknemers deskundig worden voorgelicht over de gevaren en voorzorgsmaatregelen die zij moeten nemen wanneer zij een nieuw apparaat of platform in hun werk gaan gebruiken. In de financiële en bancaire sector moet bijzondere aandacht worden besteed aan de beveiliging van elke nieuwe technologische oplossing die op de werkplek wordt geïntroduceerd. 

Zoals zovelen is de financiële sector nog aan het leren hoe zij de toekomst van hybride werken kan vormgeven, zodat ze tegemoetkomt aan de verschillende behoeften van de werknemers en klanten. Nu hybride werken omarmd wordt, ontstaan er volop kansen om inefficiënte werkvormen van voor de pandemie om te zetten in een nieuwe manier van werken.

Deze blog is geschreven door: Lieven Bertier, Segment Marketing Director Workplace bij Barco