Aannemers, projectontwikkelaars en producenten van bouwproducten zoals vloeren en stenen. Ze klopten in de afgelopen jaren allemaal bij Documizers aan om hun documentstroom in kaart te brengen en automatiseren. Thunnissen – een middelgrote, eigentijdse ontwikkelende aannemer uit Heemstede – is de twintigste klant die in korte tijd 500 werkuur op jaarbasis bespaarde, en betrouwbaarheid in haar contract-proces liet inbouwen. Alle roemen ze de toegankelijke cultuur van Documizers, een van de weinige Nederlands automatiseerders, die klant- en teamtevredenheid boven het maximaliseren van de winst en groei stelt.

Voorbeelden te over van gesteggel in de bouw over wie waar verantwoordelijk voor is. Zo ligt de bouw van de Galaxy Towers op het Jaarbeursplein al meer dan een jaar stil vanwege een jurdisch conflict tussen opdrachtgever en bouwer. Zaak dus om je zaakjes goed te regelen middels waterdichte contracten. Zeker voor Thunnissen, aldus Peter Rietbroek, verantwoordelijk voor IT. Het bouwbedrijf besteedt al haar bouwwerk uit aan onderaannemers. Om dat te regelen, sluit Thunnissen zo’n 1500 inkooptrajecten op jaarbasis. Peter: ‘Bij de inkoop zijn er vaak discussies over wat wel en niet in een overeenkomst zit. De juridische afkadering is daarom belangrijk en dus wil je de foutmarge verkleinen, met de meest recente documenten werken en de ondertekening goed georganiseerd hebben. Dat lukt heel goed met DocuFlow. Ons inkoopproces is inzichtelijk, professioneler en betrouwbaarder geworden.’ En ook niet onbelangrijk: door de samenwerking met Documizers heeft Thunnissen 20 minuten werktijd bespaart per contract. Da’s 500 uur op jaarbasis. Verder is de bouwondernemer blij dat ze hun contracten nu vaak eerder terug ontvangen.

Makkelijker

DocuFlow is flexibel in tegenstelling tot concurrenten, aldus Peter: ‘We weten vaak niet van tevoren wie er gaat tekenen aan externe kant. Bij DocuFlow is dat geen probleem.’ Bovendien werkt het nieuwe systeem makkelijk, volgens Peter. Sommige onderaannemers zijn digitaal minder goed aangelegd of hebben geen zin en tijd om een account aan te maken en in te loggen in bijvoorbeeld een systeem als AFAS. Met DocuFlow krijgen ze een mailtje en ondertekenen ze met een klik. Ook de mogelijkheid om hun inkoopcontracten een persoonlijke touch te geven met DocuFlow, beviel Thunnissen. Peter: ‘Dat is voor ons als informeel bedrijf dat weliswaar geen familiebedrijf meer is, maar wel in die sfeer opereert belangrijk. Zo’n contract is ook een soort visitekaartje.’

Implementatie

Het hele proces, inclusief implementatie, heeft Thunnissen drie maanden gekost waarbij ze elke week een middagje samen zaten met de consulent van Documizers. Die heeft het proces bij Thunnissen tegen het licht gehouden, wees op mindere punten die in hun document-stromen waren geslopen en heeft handelingen weggenomen.

Handmatig

De digitale slag op het gebied van document-automatisering was hoognodig, volgens Peter. ‘De manier waarop onze inkoopcontracten waren geregeld, stamde nog een beetje uit de vorige eeuw. Alles werd handmatig bijgehouden in Excel-sheets en we plakten bijvoorbeeld zelf een plaatje van onze handtekening in het contract. Verder wisten we soms niet precies waar onze contracten waren, wat de laatste versie was of wanneer het contract zou terugkomen. Af en toe begonnen we al met bouwen voordat alle contracten getekend waren.’

Garanties

Vroeger toen de markt anders was, de meeste bedrijven veel kleiner waren en iedereen elkaar persoonlijk kende, kon die manier van werken nog wel, aldus Peter. ‘Maar inmiddels zijn onze projecten vaak enorm, werken we soms wel met 100 partijen samen in een bouwproject en ontwikkelen we als Thunnissen ook.’

Tips

Peter heeft nog een paar tip voor collega-bouwbedrijven: ‘Breng je bedrijfsprocessen opnieuw en goed in kaart. Daarbij helpt het vreemde oog van een consulent. Van sommige processen heb je niet in beeld hoe ze lopen of ze zijn door de jaren op een houtje-touwtje manier tot stand gekomen. Wij doen het zo omdat we het altijd zo deden. Daarin is vaak veel winst te halen, zeker als je buiten de gebaande paden denkt. Omdat we in de bouw in het algemeen niet voorop lopen in digitalisering, raad ik aan om klein te beginnen en bij collega’s draagvlak te creëren door te laten zien dat het nut heeft. Dat je de tijd die je erin investeert, dubbel en dwars terugkrijgt.’